Эффективное применение номерных пломбировочных устройств, то есть применение их таким образом, который приведет к достижению намеченных целей, возможно только при системном подходе к процессу, тщательном планировании и контроле. Краткие рекомендации относительно составляющих эффективного процесса применения номерных пломбировочный устройств мы постарались привести ниже.
I. ДЕЙСТВУЙТЕ СИСТЕМНО
- Продумайте Ваш новый деловой процесс: с какой целью Вы планируете применять номерные пломбировочные устройства? Какой результат Вы хотите получить?
- Приобретите небольшую партию номерных пломб и опробуйте Ваш новый деловой процесс в действии. При необходимости, пересмотрите свой план.
- Проверьте Ваш процесс: поставьте себя на место потенциального злоумышленника и попытайтесь «обойти» Вашу систему. Оцените вероятность таких «атак».
- Закрепите применение номерных пломбировочных устройств в документах, принятых в Вашей компании: инструкциях, положениях, приказах. Согласуйте эти документы с заинтересованными подразделениями и утвердите их у руководства.
- Проведите обучение всего занятого в процессе персонала, в том числе инструкциям по применению выбранных типов пломб. Обучайте вновь принимаемых сотрудников и проверяйте результаты обучения проведением аттестаций.
- Официально запустите Ваш новый процесс распоряжением руководства и периодически контролируйте его.
- Корректируйте процесс по мере развития Вашего предприятия.
II. ВЫБЕРИТЕ ПРАВИЛЬНОЕ СИГНАЛЬНОЕ УСТРОЙСТВО
1. Учтите требования к производителю и поставщикам:
- производитель и поставщики должны обладать устойчивой деловой репутацией и дорожить ею – в сфере продуктов для обеспечения безопасности это чрезвычайно важно;
- регулярность поставок выбранных Вами номерных пломбировочных устройств должна гарантироваться – Вы должны быть защищены от перебоев в Вашем новом деловом процессе;
- производитель и поставщики должны контролировать движение номерных пломбировочных устройств от момента производства до Вашей компании через учёт их индивидуальных номеров и других специальных признаков – у Вас должна быть возможность проследить весь жизненный цикл применённого Вами пломбировочного устройства;
- примите во внимание стоимость пломбы, соотнесите её с возможными потерями, которые Вы хотите предотвратить;
- примите во внимание возможность организации проведения независимых экспертиз пломбировочных устройств поставщиком или производителем.
2. Учтите характеристики защищаемых объектов и выберите соответствующее по конструкции пломбы. В частности, учтите:
- конструктивные особенности опечатываемых объектов – подбирайте номерные пломбы с подходящими размерами (например, длиной и диаметром хвостовой части);
- материалы, из которых изготовлен защищаемый объект – подбирайте пломбы с подходящими свойствами (например, подберите тип материала пломб-наклеек);
- эксплуатационные особенности опечатываемых объектов – подбирайте пломбы с необходимой прочностью и прочими свойствами (например, учтите, закреплены ли опечатываемые двери машины);
- продолжительность времени, в течение которого защищаемый объект будет находиться в опечатанном состоянии.
3. Учтите условия внешней среды, и выберите соответствующее этим условиям по конструкции и материалам пломбы. В частности, учтите:
- климатические условия (диапазон температур, осадки, влажность);
- химическую агрессивность среды (например, если рядом располагаются нефтепродукты);
- наличие требований к пожаробезопасности или иных специальных требований (характерно для «опасных производственных объектов»).
4. Учтите количество защищаемых объектов в обороте:
- если количество защищаемых объектов велико, примите во внимание возможность использования пломб с нанесённым на них штрихкодом – это позволит учитывать номера пломб автоматизированно, в программном обеспечении, и при этом избежать ошибок ручного ввода номера пломбы.
5. Учтите уровень криминальной обстановки и ценность защищаемых объектов:
- выбирайте оригинальные пломбы с соответствующим количеством степеней защиты от подделки;
- выбирайте пломбы с качественным сигналом о несанкционированном вскрытии.
6. Учтите инструкцию по эксплуатации выбранного Вами пломбировочного устройства:
- могут ли быть выполнены все условия хранения?
- могут ли быть выполнены все условия применения (опечатывания, контроля, снятия)?
III. УЧТИТЕ ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ОТНОСИТЕЛЬНО ПРОЦЕССА ПРИМЕНЕНИЯ СИГНАЛЬНЫХ ПЛОМБИРОВОЧНЫХ УСТРОЙСТВ
Общие рекомендации относительно закупки и хранения
- Не рекомендуется предоставлять возможность размещения заказов у поставщика неопределённому кругу сотрудников, назначьте одного ответственного. Поставщик не должен принимать заказы у других лиц.
- Поддерживайте определённое количество новых пломб на складах всех территориально обособленных подразделений. Размещайте заказы у поставщика заблаговременно, с учетом сроков изготовления и доставки выбранного Вами опечатывающего устройства в каждое территориально обособленное подразделение.
- Рекомендуется учитывать срок годности пломбы: не приобретать излишне больших партий, чтобы избежать применения пломб с истекшим сроком годности.
- Учтите наличие модификаций по температуре использования выбранного Вами пломбировочного устройства. Правильно рассчитывайте объемы закупок и применяйте морозостойкие модификации в холодное время года.
- При получении пломбировочных устройств от поставщика рекомендуется отложить 2-3 шт. из каждой поступающей партии и не использовать их 1 год после снятия последнего экземпляра пломбы из данной партии. Такие отложенные пломбы должны быть учтены и промаркированы таким образом, чтобы обеспечить возможность их сопоставления с любым контролируемым или снимаемым опечатывающим устройством.
- К хранящимся пломбам не должно быть свободного доступа, рекомендуется хранить их отдельно от остальных складских запасов. Доступ к пломбам должен быть только у уполномоченного сотрудника, который будет выдавать их для применения.
- Хранение и транспортировка пломбировочных устройств должны осуществляться строго с соблюдением допустимых условий: температуры, влажности и пр., указанных в инструкции по эксплуатации конкретного пломбировочного устройства.
Общие рекомендации относительно учета номерных пломб
- Рекомендуется поставить учет наименований, маркировки и номеров применяемых опечатывающих устройств на всех этапах их жизненного цикла внутри предприятия:
- заказа;
- поступления;
- распределения;
- выдачи для применения;
- применения (установки);
- контроля;
- снятия;
- сдачи на хранение;
- утилизации.
2. Учетные данные должны содержать следующие сведения:
- дата, время и место операции;
- наименование, маркировку и номер пломбы;
- ФИО лица, производящего операцию;
- номер или иной идентификационный признак опечатываемого объекта (для отправляемых грузов - номер транспортного средства, пункт назначения груза, ФИО водителя транспортного средства).
3. Рекомендуется поставить оперативный количественный учет новых пломбировочных устройств по всем территориально обособленным подразделениям с целью выявления снижающихся остатков и заблаговременного размещения заказа у поставщика.
Общие рекомендации относительно установки сигнальных устройств (пломб)
- Рекомендуется поручать опечатывание именно тем сотрудникам, которые отвечают за количественные и/ или качественные показатели товарно-материальных ценностей (ТМЦ), находящихся в опечатываемом объекте (хранилище, контейнере и т.п.), либо ответственным за отсутствие несанкционированного доступа внутрь опечатываемых объектов, либо контролирующим отсутствие такого доступа.
- Опечатывание следует производить в строгом соответствии с инструкцией по эксплуатации применяемого пломбировочного устройства.
- После установки пломбы следует проверить надёжность ее замыкания в соответствии с инструкцией по эксплуатации. В случаях, если маркировка пломбы плохо читаема или обнаружено лёгкое открывание пломбы, то опечатывание следует произвести заново.
Общие рекомендации относительно снятия сигнальных устройств
- Снятие пломбы должны производить только уполномоченные на это сотрудники.
- Перед снятием пломбы необходимо убедиться в отсутствии следов ее вскрытия, нарушения или механических повреждений в соответствии с инструкцией по эксплуатации. При этом необходимо обратить внимание на пластичность материала, изменение цвета, наличие разрывов, разрезов, деформаций, наличие следов нагрева (замораживания) или химического воздействия. Обязательно нужно проверить соответствие наименования (внешнего вида), маркировки и номера пломбы данным учёта и/или сопроводительной документации (журналам, транспортным накладным и т.п.).
- Снятие пломбы следует проводить строго в соответствии с инструкцией по эксплуатации.
- В случае обнаружения следов вскрытия пломбы или признаков нарушения ее целостности, снятие пломбы необходимо производить в присутствии комиссии с составлением соответствующих актов.
- Не следует допускать разбрасывания снятых пломб. Напротив, снятые пломбы необходимо собирать и хранить в течение установленного времени (как правило, истечения срока давности по претензиям к количеству и/или качеству защищаемых ТМЦ). Режим хранения снятых пломбировочных устройств должен быть таким же строгим, как и для новых.
Желаем удачи в обеспечении сохранности ТМЦ!
